Mon premier contact avec la matrice d'Eisenhower remonte à 2004. À l'époque, j'étais encore au début de ma vie professionnelle, et je travaillais un peu à l'instinct, en autodidacte. J'observais quelques collègues plus expérimentés se débrouiller bien mieux que moi, et je sentais bien que j'avais une marche à monter : apprendre à mieux m'organiser, à être plus efficace, à faire plus et mieux en moins de temps. Bref, à me professionnaliser.

C'est dans cet état d'esprit que j'ai ouvert Les 7 habitudes des personnes hautement efficaces, un livre qui faisait un carton à l’époque. Il est depuis devenu un classique du genre, et a largement contribué à populariser cette matrice telle qu'on la connaît aujourd'hui.

Il faut dire que je commençais déjà à me sentir un peu débordé. Je travaillais dans un service de communication et marketing, et les sollicitations arrivaient de partout : mon responsable, mes collègues, et même des gens d'autres services qui passaient me demander un coup de main pour des choses qu'ils croyaient liées à la com.

Certains jours, je recevais jusqu'à une dizaine d'e-mails. Une dizaine ! Et dire qu'aujourd'hui je repense à ces dix e-mails par jour comme au bon vieux temps…

C'était le tout début de la vague, on était encore à des années-lumière de l’overdose actuelle : plusieurs dizaines d'e-mails par jour, parfois des centaines de messages sur des outils de gestion de projet et des notifications qui tombent de tous les côtés. Je me sentais submergé alors que, objectivement, je ne l'étais pas du tout.

Voici une scène que vous reconnaîtrez peut-être : c'est lundi matin, la semaine vient à peine de commencer, et on court déjà d'une tâche à l'autre, d'un petit incendie au suivant. À peine un feu éteint, un autre s'allume. Dès midi, on sait comment la semaine va se passer : encore une course épuisante.

Vendredi arrive. On a enchaîné les heures, et pourtant on serait bien en peine de pointer de vrais progrès. Ça a été une semaine “cheval à bascule” : du mouvement, il n'en a pas manqué, mais on n'a pas avancé d'un mètre.

La matrice d'Eisenhower est un outil pour gagner en visibilité et concentrer son énergie là où elle compte. Et tout repose sur une distinction qu'on oublie un peu trop : la différence entre l'urgent et l'important.

Dwight Eisenhower est né au Texas en 1890. Militaire puis homme politique, il a un parcours qui donne le vertige. Il gravit tous les échelons de l'armée américaine jusqu'au grade de général cinq étoiles. Pendant la Seconde Guerre mondiale, il devient commandant suprême des forces alliées en Europe et dirige le débarquement de Normandie, qui a basculé le destin de la France et de l'Europe. Il prend ensuite la tête de l'OTAN naissante depuis son quartier général installé près de Versailles, puis devient président des États-Unis de 1953 à 1961.

Un homme réputé pour une efficacité presque surnaturelle. Son secret : ne jamais confondre l'urgent et l'important.

Avant de décortiquer sa matrice, que ce soit bien clair de quoi on parle :

Important et urgent. Ce sont les tâches à faire maintenant. Elles comptent pour vos objectifs, et elles ne peuvent pas attendre, donc on les priorise et les traite sans tarder. L'idéal, sur la durée, c'est de gérer ses tâches importantes suffisamment en amont pour qu'elles deviennent rarement urgentes. Le piège à éviter, c'est de laisser cette zone occuper l'intégralité de vos journées, ce qui vous contraindrait à négliger ce qui est important mais pas urgent.

Important et pas urgent. C'est, de loin, la zone la plus importante des quatre. Ce sont les tâches qui construisent de la valeur sur le long terme, celles qui composent et qui finissent par tout changer. On peut les planifier, choisir tranquillement quand s'y consacrer. C'est ici qu'il faudrait passer le plus clair de son temps et de son énergie, à faire ce travail de fond qui demande du calme et de la concentration.

Pas important et urgent. La zone à surveiller de près. Ces tâches font du bruit, réclament une réponse immédiate, et pourtant elles ne servent pas vos objectifs. Elles aspirent du temps et de l'énergie sans rien construire. Autant que possible, on cherche à les déléguer, et à bâtir petit à petit des systèmes pour les confier à des personnes pour qui ces tâches compteront vraiment.

Pas important et pas urgent. Les fameuses tâches qui grignotent notre temps et notre énergie. En théorie, et dans l'idéal, on devrait les supprimer sans pitié de notre liste de tâches.

Une nuance importante : on doit faire attention pour ne pas ranger trop vite tous les loisirs dans cette zone. Le repos, la télé, le fait de ne rien faire. Or on sait bien que le repos prend bien des formes au-delà du sommeil, et chacune contribue à nous recharger; elles sont donc importantes, bien que pas urgentes.

Un petit verre rapide avec un ami après le travail, ou un rituel du soir devant une série, peuvent aider à décompresser et à se retrouver après une grosse journée. Ça n'a rien d'une perte de temps. Avant de supprimer une activité, demandez-vous si elle ne vous aide pas, justement, à tenir.

La vie devient beaucoup plus légère le jour où l'on réalise que l'urgent est très rarement aussi urgent qu'il en a l'air.

La fausse urgence est partout. Elle se déguise, elle prend des airs de priorité absolue, et elle nous tire sans cesse loin de ce qui compte vraiment. Et elle ne se limite pas à nos journées de travail, elle s'invite aussi bien dans nos soirées, nos week-ends, notre vie personnelle.

Double peine : non seulement elle nous fait perdre du temps, mais en plus elle épuise une bonne partie de l'énergie qu'on devrait consacrer à la zone “important et pas urgent”.

La matrice d'Eisenhower aide à trier et à hiérarchiser. Quand on se sent débordé, le simple fait de répartir ses tâches dans les quatre zones impose un ralentissement salutaire. On prend de la hauteur, on voit enfin où part notre temps.

Sur le long terme, elle rééduque le regard. À force de l'utiliser, on apprend à se concentrer sur l'important et à se méfier de cette urgence permanente, souvent fabriquée, qui remplit nos journées.

Le but ultime : passer le plus clair de son temps sur la moitié haute de la matrice, bien évidemment.

Vingt ans après l'avoir apprise grâce à ce livre, cette matrice n'a pas pris une ride : bien au contraire, elle est plus pertinente que jamais. Dès que ma tête se remplit et que tout semble prioritaire, j'y reviens.

Alors cette semaine, un petit exercice : prenez votre liste de tâches du moment, et placez-les une à une dans l'une des quatre zones. Soyez honnête, surtout sur la colonne de l'urgence. On doit être capable de faire la différence entre ce qui est vraiment urgent, ce qu'on nous a dit être urgent, et ce qui en a simplement l'air.

Vous découvrirez peut-être, comme le jeune un peu débordé que j'étais en 2004, que courir plus vite n'est presque jamais la solution. Tout se joue ailleurs : dans l'art de regarder ses tâches avec discernement et lucidité, pour en remettre chacune à sa juste place.

Samedi prochain je partagerai avec vous les résultats de ce sondage. D’ici là, bonne semaine !